¶ Переход на ЭТрН
¶ Общая информация
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой документ, который фиксирует все этапы доставки товара и обладает той же юридической силой, что и бумажный
С 01 сентября 2026 электронные перевозочные документы, в том числе ЭТрН, становятся обязательными практически для всех. Добавим, что ФНС рекомендует участникам перевозок уже сейчас переходить на электронные документы
При поставке товара на склад Лэтуаль (ООО «Алькор и Ко») так же должна использоваться ЭТрН и оформляться в соответствии с требованиями законодательства РФ и правилами, описанными в нашей базе знаний. См. исключения
¶ Термины и сокращения
| Термин | Значение |
|---|---|
| ЭТрН | Транспортная накладная, сформированная в электронном виде в установленном законодательством формате и применяемая для подтверждения факта перевозки груза, доставляемого и принимаемого на условиях Договора, заключенного между Сторонами |
| ГИС ЭПД | Государственная информационная система электронных перевозочных документов |
| ИС ЭПД | Коммерческие информационные системы аккредитованных операторов, через которые бизнес ведет обмен электронными перевозочными документами и передает их в ГИС ЭПД |
| ЭДО | Оператор электронного документооборота — организация, обеспечивающая обмен ЭТРН по телекоммуникационным каналам связи |
| КЭП | Квалифицированная электронная подпись, согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» |
| МЧД | Машиночитаемая доверенность — электронная доверенность, подписанная КЭП организации. В МЧД, как и в бумажной доверенности, указывают сведения об организации, представителе, его полномочиях, дату выдачи и срок действия. МЧД создают, передают и хранят в едином формате, читаемом программами. МЧД должны соответствовать единым требованиям, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом, в т.ч. должна читаться программами в установленном порядке, храниться в распределенном реестре ФНС РФ |
| Титул ЭТрН | Одна из частей ЭТрН, которая оформляется и подписывается на каждом этапе перевозки — грузотправителем, водителем и грузополучателем |
| Титул 1 ЭТрН | Первая часть ЭТрН, которую формирует грузоотправитель. Она должна содержать сведения, необходимые для оформления перевозки товара |
¶ Нормативная база
Действующий формат ЭТрН утвержден Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@
Правила обмена электронными перевозочными документами — Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931
Правила представления информации в ГИС ЭПД — Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281
ЭТрН должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, в том числе:
- Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200, которым регламентированы правила заполнения транспортной накладной;
- иным нормативным актам РФ.
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательными. Это значит, что транспортные накладные, заказы-заявки и другие документы нужно будет формировать в электронном виде и направлять в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов
¶ Подключение ЭДО
¶ Оператор ЭДО ООО «Алькор и Ко»
Обмен ЭТрН со стороны ООО «Алькор и Ко» осуществляется через оператора ЭДО:
АО «Производственная фирма “СКБ Контур”»Идентификатор ООО «Алькор и Ко» в системе оператора ЭДО:
2BM-7729265128-2013021905233609212400000000000
¶ Что нужно сделать до начала поставок
-
Заключить договор с оператором информационной системы ЭПД (электронные перевозочные документы). Через него будет проводиться обмен ЭТрН между участниками перевозки. Кроме того, оператор будет передавать электронные накладные и сведения из них в ГИС ЭПД
-
Получить электронную подпись для руководителя (ИП) или электронную цифровую подпись (ЭЦП)
-
Оформить машиночитаемую доверенность для сотрудников (МЧД), которые подписывают накладные для ГИС ЭПД
-
Приобрести необходимые технические средства и обучить сотрудников, которые занимаются перевозками и их документальным оформлением
-
Обеспечить техническую готовность к обмену ЭТрН с Лэтуаль (ООО «Алькор и Ко»)
¶ Если вы работаете через СКБ Контур
Перед поставкой проверьте, что:
- доступ к ЭДО активен
- есть возможность формировать и отправлять ЭТрН
- уполномоченные подписанты имеют действующие КЭП
- при необходимости оформлены действующие МЧД
- ЭТрН может быть отправлена в адрес ООО «Алькор и Ко» по указанному идентификатору
¶ Если вы работаете через другого оператора ЭДО
Настройте роуминг с АО «ПФ “СКБ Контур”» самостоятельно, а до самой поставки проверьте:
- возможность обмена ЭТрН через текущего оператора ЭДО
- наличие настроенного роуминга со СКБ Контур
- корректность отправки ЭТрН в адрес ООО «Алькор и Ко»
- готовность подписания ЭТрН КЭП уполномоченных лиц
¶ Процесс работы с ЭТрН
¶ Обмен электронными накладными
1. Грузоотправитель создает ЭТрН в своей учетной системе или в ИС ЭПД своего оператора. Указывает данные о предстоящей перевозке, подписывает электронной подписью и отправляет оператору. Оператор передает соответствующую информацию в ГИС ЭПД. Отгрузка возможно только при наличии регистрации ЭТрН в ГИС ЭПД и получение QR кода регистрации документа в ГИС ЭПД. Затем ЭТрН поступает перевозчику и грузополучателю
2. Перевозчик проверяет данные грузоотправителя, подтверждает приемку груза и подписывает ЭТрН. При необходимости вносит информацию о переадресовке, замене водителя или ТС в нужные разделы накладной
3. Грузополучатель подтверждает приемку груза и подписывает ЭТрН
- Перевозчик подтверждает передачу груза и снова подписывает накладную
Электронная транспортная накладная — это не скан бумажного бланка, а единый документ в специализированном сервисе, где все участники работают онлайн. Грузоотправитель и перевозчик подписывают свои разделы на погрузке, а грузополучатель и перевозчик — на выгрузке. Подпись ставится квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) через приложение Госключ вместе с КЭП
После завершения документооборота каждый титул ЭТрН автоматически уходит в ГИС ЭПД. Документ считается завершенным только при подписании всех титулов и получении через оператора ЭДО уведомления о регистрации в ГИС ЭПД. Искать потерянный экземпляр не придётся — он всегда доступен в архиве оператора.
¶ Состав электронных титулов (XML-файлов)
Документ состоит из 4 основных электронных титулов (XML-файлов). Каждый титул подписывается каждой стороной при помощи ЭЦП (электронной цифровой подписи) через оператора ЭДО:
Титул 1 (Грузоотправитель): Создается продавцом (или третьим лицом осуществляющим перевозку груза по договору с продавцом) при формировании заявки на поставку. Содержит информацию о товаре, количестве мест, адресе склада и водителе
Титул 2 (Перевозчик): Подписывается водителем или транспортной компанией при приеме груза от продавца
Титул 3 (Грузополучатель): Подписывается сотрудником распределительного центра (склада) при приемке товара
Титул 4 (Перевозчик): Подписывается перевозчиком после доставки товара на склад (содержит отметку о сдаче)
Ключевой критерий — наличие договора перевозки или экспедиторских услуг. Если вы нанимаете транспортную компанию или ИП для доставки товара на склад Лэтуаль, оформление ЭТрН обязательно
Если вы везете товар на собственном автомобиле, услуга перевозки никому не оказывается. Факт доставки и расходы на топливо в таком случае подтверждаются путевым листом, а не транспортной накладной
¶ Кто заполняет и подписывает накладную
По умолчанию документ формирует грузоотправитель. В вашей цепочке поставок это может быть:
- вы (продавец), если отгружаете товар со своего склада
- экспедитор, но только при условии, что он принял груз во владение, подписал поручение и выдал экспедиторскую расписку
Если вы работаете с экспедитором, важно проверить, что в накладной он указан как грузоотправитель и отмечен галочкой «Является экспедитором». В противном случае при проблемах с грузом отвечать придётся вам
¶ Требования к перевозчику или экспедитору
Если вы привлекаете третье лицо в качестве перевозчика или экспедитора, то обязаны заранее проверить его готовность к работе с ЭТрН
Перевозчик или экспедитор должен иметь:
- действующую КЭП (квалифицированную электронную подпись)
- доступ к системе ЭДО
- техническую возможность обмена ЭТРН с СКБ Контур (оператором ЭДО ООО «Алькор и Ко»)
- настроенный роуминг со СКБ Контур, если используется другой оператор ЭДО
- готовность корректно подписывать и обрабатывать необходимые титулы ЭТрН
- включение в соответствующие реестры экспедиторов и перевозчиков
¶ Как заполнять ЭТрН
Продавец отвечает за корректное и своевременное оформление ЭТрН при поставках на склад Лэтуаль (ООО «Алькор и Ко»). Особое внимание необходимо уделять заполнению Титула 1 ЭТрН.
Титул 1 формируется грузоотправителем и должен содержать все обязательные сведения, предусмотренные законодательством, а также дополнительные данные, необходимые ООО «Алькор и Ко» для автоматической проверки и поиска ЭТрН
Раздел 1 «Грузоотправитель»
Укажите свои данные как юрлица или ИП: наименование, ИНН, адрес, телефон. Если вы действуете через экспедитора, заполните раздел 1а с реквизитами заказчика перевозки
Раздел 3 «Груз»
Самый объeмный блок. Его заполняет тот, кто физически загружает машину. Важно детально прописать: отгрузочное наименование товара, его состояние, способ упаковки, вид тары, количество грузовых мест, маркировку и массу. Данные в накладной должны совпадать с фактическими этикетками на коробах
Раздел 5 «Указания грузоотправителя»
Здесь фиксируются особые условия: температурный режим, данные о пломбах, контакты для переадресации. Если везете скоропортящийся товар или хрупкую электронику, прописывайте требования максимально четко
Раздел 8 «Прием груза»
Водитель перевозчика ставит подпись именно здесь. С этого момента договор перевозки считается заключенным, а ответственность за груз переходит к транспортной компании
Раздел 10 «Выдача груза»
На складе сотрудник приемки фиксирует фактическое состояние товара, тары, пломб, массу и количество мест
Воспользуйтесь нашим шаблоном, если везете груз со своих складов силами транспортной компании, с которой работаете по договору перевозки
¶ Обязательные данные в Титуле 1 ЭТрН
Для автоматической сверки и поиска ЭТрН в системах Лэтуаль (ООО «Алькор и Ко») передавайте в XML-файле ЭТрН в группе тегов <ИнфПол> следующую информацию:
- номер заявки на поставку
В Титуле 1 ЭТрН должны быть заполнены следующие поля:
<ТекстИнф Идентиф="НомерЗаявки" Значение="51389"/>
| Поле | Что указывать | Формат |
|---|---|---|
| НомерЗаявки | Номер заявки на поставку | 51358 |
Номер заявки указывается строго в формате: 51389 (число, не допускаются пробелы, буквы и другие символы). Скопировать ваш номер заявки на поставку вы можете в личном кабинете в разделе FBL – Заявки на поставку
¶ Подписание ЭТрН
ЭТрН подписывается КЭП уполномоченных лиц сторон, а также иных участников перевозки, если это предусмотрено законодательством. КЭП в ЭТрН признается равнозначной собственноручной подписи уполномоченного лица на бумажном документе при соблюдении требований законодательства РФ
¶ Требования к МЧД
МЧД должна:
- быть подписана КЭП организации
- содержать сведения об организации
- содержать сведения о представителе
- содержать полномочия представителя
- содержать дату выдачи и срок действия
- соответствовать единому машиночитаемому формату
- читаться программными средствами в установленном порядке
- храниться в распределенном реестре ФНС РФ
- содержать актуальные сведения
- содержать надлежащие полномочия подписанта
Проверьте МЧД в реестре МЧД ФНС РФ
¶ Порядок заполнения ЭТрН при экспедиторских перевозках
Экспедитор сам везет груз на своей машине
В разделе 1 «Грузоотправитель» указывают экспедитора и ставят пометку «является экспедитором»
В разделе 1а указывают заказчика — владельца груза, и реквизиты договора экспедиции
Разделы 6–12 экспедитор заполняет как обычный перевозчик
Принимаем адрес только в формате КЛАДР
Экспедитор нанял перевозчика
Груз везет сторонняя транспортная компания
В разделе 1 указывают экспедитора с пометкой «является экспедитором»
В разделе 1а указывают заказчика груза
В разделе 3 «Перевозчик» указывают транспортную компанию
Экспедитор только организует перевозку, но не передает груз
Например, компания сама отгружает товар на своей территории
В разделе 1 указывают заказчика, то есть владельца груза
Данные экспедитора как организатора перевозки отражают в разделе 1а
Раздел 8 заполняют так:
- если грузил сам экспедитор, указывают его реквизиты, ФИО грузчика / кладовщика, данные доверенности
- если экспедитор нанял сторонних грузчиков, указывают реквизиты стороннего исполнителя и данные тех, кто фактически загружал машину
¶ Как внести изменения в ЭТрН
С электронными ТН нужно соблюдать особый порядок исправления, определенный Правительством РФ (ч. 16 ст. 18.1 Устава автотранспорта, п. 11 Правил перевозки)
Если ошибка обнаружена до подписания ЭТрН, надо просто исправить ее и подписать корректную накладную
Если ошибку нашли после подписания всех титулов ЭТрН, исправить ее уже не получится. Подписанные электронные перевозочные документы попадают в ГИС ЭПД и хранятся там в неизменном виде в течение 5 лет — удалить их нельзя
При формировании и подписании Титула 1 обратите внимание на ошибки при проверке файла вашим оператором. Исправьте их и отправьте Титул повторно. Если Титул 2 еще не подписан перевозчиком, а вы заметили ошибку в ЭТрН — вы можете заново выпустить Титул 1 с исправлеными данными. Убедитесь, что перевозчик подпишет последнюю версию ЭТрН
Будьте внимательны при приемке и сдаче груза!
При расхождении данных о количестве мест или повреждениях, зафиксированных в этих полях, оспорить их постфактум будет нельзя
¶ Действия при техническом сбое
При техническом сбое при отправке или получении ЭТрН:
- обратитесь в техническую поддержку своего оператора ЭДО
- зафиксируйте обращение и описание проблемы
- незамедлительно уведомите Лэтуаль о возникших ограничениях
- примите меры для восстановления обмена ЭТрН
Если ограничения связаны с использованием КЭП, МЧД или обменом ЭТРН, обязательно уведомите Лэтуаль в течение 24 часов с момента выявления таких ограничений
¶ Что грозит за отсутствие ЭТрН
Если грузоотправитель не предоставит транспортную накладную, водитель просто не примет груз к перевозке. А это грозит срывом поставки, простоем транспорта и претензиями со стороны грузополучателя
Кроме того, отсутствие или ошибки в транспортной накладной влекут налоговые риски. Если нет документов, подтверждающих затраты на транспортировку, налоговая могут отказать в вычете НДС и признании расходов по налогу на прибыль (ст. 172, 252 НК РФ). А если в инспекции докажут занижение налоговой базы из-за неправомерного списания расходов, могут доначислить налог, пени и штраф в 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ)
Продавец несет ответственность за корректное и своевременное оформление ЭТрН, а также за действия привлеченных перевозчиков, экспедиторов и иных третьих лиц
¶ Порядок оформления возвратов
В случае:
- отказа от приемки
- оформления возврата груза
- обратной реализации
Лэтуаль (ООО «Алькор и Ко») не участвует в процессе формирования ЭТрН
Продавец самостоятельно обеспечивает:
- формирование ЭТрН
- корректное заполнение ЭТрН
- подписание всех необходимых титулов ЭТрН всеми участниками перевозки
- полноту и достоверность сведений в ЭТрН
Ответственность за корректность оформления ЭТрН при возврате товара или обратной реализации несет продавец
¶ Приемка на складе ЛЭТУАЛЬ
При передаче вашей поставки на склад ЛЭТУАЛЬ для быстрого поиска ЭТрН назоваите ваш номер заявки на поставку в Личном кабинете (например, "51389") сотруднику приемки
¶ Когда можно использовать бумажную накладную
Оформление ТрН на бумажном носителе допускается только в случаях, предусмотренных законодательством. Исключения, при которых разрешат применять бумажные накладные, утвердит Минтранс (ст. 4 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ)
Если вы считаете необходимым оформить ТрН на бумаге, до сдачи груза предоставьте Лэтуаль (ООО «Алькор и Ко») документы, подтверждающие обоснованность применения бумажной ТрН