Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой документ, который фиксирует все этапы доставки товара и обладает той же юридической силой, что и бумажный
С 01.09.2026 электронные перевозочные документы, в том числе ЭлТрН, становятся обязательными для всех. Добавим, что ФНС рекомендует участникам перевозок уже сейчас переходить на электронные документы
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательными. Это значит, что транспортные накладные, заказы-заявки и другие документы нужно будет формировать в электронном виде и направлять в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
При доставке товара в адрес ООО «Алькор и Ко» так же должна использоваться ЭТРН и оформляться в соответствии с требованиями законодательства РФ и правилами, описанными в настоящей инструкции. См. исключения
Заключить договор с оператором информационной системы ЭПД (электронные перевозочные документы). Через него будет проводиться обмен ЭТН между участниками перевозки. Кроме того, оператор будет передавать электронные накладные и сведения из них в ГИС ЭПД
Получить электронную подпись для руководителя (ИП) или электронную цифровую подпись (ЭЦП)
Оформить машиночитаемую доверенность для сотрудников (МЧД), которые подписывают накладные для ГИС ЭПД
Приобрести необходимые технические средства и обучить сотрудников, которые занимаются перевозками и их документальным оформлением
Действующий формат ЭлТрН утвержден Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Правила обмена электронными перевозочными документами — Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931. Правила представления информации в ГИС ЭПД — Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281
1. Грузоотправитель создает ЭТН в своей учетной системе или в ИС ЭПД своего оператора. Указывает данные о предстоящей перевозке, подписывает электронной подписью и отправляет оператору. Затем ЭТН поступает перевозчику и грузополучателю
2. Перевозчик проверяет данные грузоотправителя, подтверждает приемку груза и подписывает ЭТН. При необходимости, вносит информацию о переадресовке, замене водителя или ТС в нужные разделы накладной
3. Грузополучатель подтверждает приемку груза и подписывает ЭТН
После завершения документооборота ЭТрН автоматически уходит в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Искать потерянный экземпляр не придётся — он всегда доступен в архиве оператора.
Каждый титул подписывается каждой стороной при помощи ЭЦП (электронной цифровой подписи) через оператора ЭДО:
Титул 1 (Грузоотправитель): Создается продавцом при формировании заявки на поставку. Содержит информацию о товаре, количестве мест, адресе склада и водителе
Титул 2 (Перевозчик): Подписывается водителем или транспортной компанией при приеме груза от продавца
Титул 3 (Грузополучатель): Подписывается сотрудником распределительного центра (склада) при приемке товара
Титул 4 (Перевозчик): Подписывается перевозчиком после доставки товара на склад (содержит отметку о сдаче)
Ключевой критерий — наличие договора перевозки. Если вы нанимаете транспортную компанию или ИП для доставки товара на склад маркетплейса, оформление ЭлТрН обязательно
А вот если вы везёте товар на собственном автомобиле, услуга перевозки никому не оказывается. Факт доставки и расходы на топливо в таком случае подтверждаются путевым листом, а не транспортной накладной.
По умолчанию документ формирует грузоотправитель. В цепочке поставок продавца это может быть:
Если вы работаете с экспедитором, важно проверить, что в накладной он указан как грузоотправитель и отмечен галочкой «Является экспедитором». В противном случае при проблемах с грузом отвечать придётся вам.
Укажите свои данные как юрлица или ИП: наименование, ИНН, адрес, телефон. Если вы действуете через экспедитора, заполните раздел 1а с реквизитами заказчика перевозки
Самый объёмный блок. Его заполняет тот, кто физически загружает машину. Важно детально прописать: отгрузочное наименование товара, его состояние, способ упаковки, вид тары, количество грузовых мест, маркировку и массу. Данные в накладной должны совпадать с фактическими этикетками на коробах.
Здесь фиксируются особые условия: температурный режим, данные о пломбах, контакты для переадресации. Если везёте скоропортящийся товар или хрупкую электронику, прописывайте требования максимально чётко — это ваша страховка при спорах.
Водитель перевозчика ставит подпись именно здесь. С этого момента договор перевозки считается заключённым, а ответственность за груз переходит к транспортной компании.
На складе маркетплейса сотрудник приёмки фиксирует фактическое состояние товара, тары, пломб, массу и количество мест. Если груз приехал в исправном крытом автомобиле с неповреждёнными пломбами, проверку могут не проводить. Но при малейших сомнениях настаивайте на полной фиксации.
ЭТрН корректируется через специальный исправительный титул, который подписывают все участники этапа. Однако есть поля, которые нельзя изменить ни при каких обстоятельствах:
Будьте внимательны при приемке и сдаче груза!
При расхождении данных о количестве мест или повреждениях, зафиксированных в этих полях, оспорить их постфактум будет практически невозможно.
Экспедитор сам везет груз на своей машине
В разделе 1 «Грузоотправитель» указывают экспедитора и ставят пометку «является экспедитором»
В разделе 1а указывают заказчика — владельца груза, и реквизиты договора экспедиции
Разделы 6–12 экспедитор заполняет как обычный перевозчик
Экспедитор нанял перевозчика
Груз везет сторонняя транспортная компания
В разделе 1 указывают экспедитора с пометкой «является экспедитором»
В разделе 1а указывают заказчика груза
В разделе 3 «Перевозчик» указывают транспортную компанию
Экспедитор только организует перевозку, но не передает груз
Например, компания сама отгружает товар на своей территории
В разделе 1 указывают заказчика, то есть владельца груза
Данные экспедитора как организатора перевозки отражают в разделе 1а
Раздел 8 заполняют так:
С электронными ТН нужно соблюдать особый порядок исправления, определенный Правительством РФ (ч. 16 ст. 18.1 Устава автотранспорта, п. 11 Правил перевозки)
Если ошибка обнаружена до подписания документа, надо просто исправить ее и подписать корректную накладную
Если ошибку нашли после подписания ЭТН, исправить ее уже не получится. Подписанные электронные перевозочные документы попадают в ГИС ЭПД и хранятся там в неизменном виде в течение 5 лет — удалить их нельзя
Если грузополучатель не предоставит транспортную накладную, водитель просто не примет груз к перевозке. А это грозит срывом поставки, простоем транспорта и претензиями со стороны грузополучателя
Кроме того, отсутствие или ошибки в транспортной накладной влекут налоговые риски. Если нет документов, подтверждающих затраты на транспортировку, налоговики могут отказать в вычете НДС и признании расходов по налогу на прибыль (ст. 172, 252 НК РФ). А если в инспекции докажут занижение налоговой базы из-за неправомерного списания расходов, могут доначислить налог, пени и штраф в 20% от неуплаченной суммы (ст. 122 НК РФ).
Оформление ТрН на бумажном носителе допускается только в случаях, предусмотренных законодательством. Исключения, при которых разрешат применять бумажные накладные, утвердит Минтранс (ст. 4 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ)
Если вы считаете необходимым оформить ТрН на бумаге, до сдачи груза предоставьте ООО «Алькор и Ко» документы, подтверждающие обоснованность применения бумажной ТрН